Komunikacja i inteligencja emocjonalna jest kluczowa dla każdej relacji, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym, na przykład w biznesie. Skuteczna komunikacja nie tylko pomaga w rozwiązywaniu problemów, ale także ułatwia budowanie zaufania i pozytywnych relacji. W tym artykule omówimy, co oznacza komunikować się skutecznie i jakie umiejętności są potrzebne do osiągnięcia sukcesu w tym zakresie.
Człowiek komunikatywny, to taki, który w jasny i zrozumiały sposób przekazuje innym swoje myśli i odczucia. Skuteczna komunikacja zachodzi wówczas, gdy ludzie rozumieją co do siebie nawzajem mówią. Można to określać jako umiejętność porozumiewania się. Zadajmy sobie pytanie dlaczego komunikacja jest ważna? Po pierwsze – człowiek nie może się NIE komunikować. Komunikacja jest funkcjonalna i tworzy nasze światy społeczne. Wpływa na jakość naszego życia, związków i społeczności. Istnieje komunikacja werbalna i niewerbalna, co ciekawe gdy komunikaty werbalne i niewerbalne nie są zgodne ze sobą, większość wierzy językowi ciała!
Jakie znamy narzędzia usprawniające komunikację interpersonalną?
Nierzadko zdarza się, że doświadczamy trudności komunikacyjnych. Często są one powodem naszej złości i frustracji. Denerwujemy się dlaczego ktoś nie potrafi zrozumieć o co nam chodzi. Takie sytuacje zdarzają się nawet w trakcie psychoterapii. W niefortunnych przypadkach dochodzi nawet do pomówień, niedomówień, plotek, itp. Do barier komunikacyjnych zaliczamy:
- filtrowanie – słuchamy wybiórczo, filtrujemy informacje, które przekazuje nam rozmówca;
- porównywanie – oceniamy czy porównujemy siebie z rozmówcą;
- skojarzenia – treść wypowiedzi rozmówcy wywołuje skojarzenie, w które się zagłębiamy;
- przygotowywanie odpowiedzi – myślimy, co za chwilę odpowiedzieć, choć staramy się wyglądać na zainteresowanych;
- domyślanie się – usiłujemy zgadnąć, co rozmówca ma „naprawdę” na myśli;
- osądzanie – w trakcie rozmowy osądzamy i reagujemy schematycznie;
- utożsamienie się – cokolwiek mówi rozmówca, odnosimy to do własnego życia i osądzamy w kontekście własnych doświadczeń;
- udzielanie rad – słuchamy tylko początku, szukając rady dla rozmówcy;
- przekonanie o swojej racji – podnosimy głos, atakujemy, by obronić własne stanowisko; przejawia się w tym niezdolność do przyjmowania krytyki i brak zgody na inny punkt widzenia;
- zmiana toru wypowiedzi – obracamy wypowiedź rozmówcy w żart lub zmieniamy temat
Jak komunikować się skutecznie?
Jeśli chcemy się skutecznie porozumiewać, należy zwrócić uwagę na podstawowe 3 umiejętności: mówienia, słuchania, opanowania mowy ciała.
Umiejętność mówienia objawia się nie ocenianiem swojego rozmówcy, np. nie uogólnianiem tylko koncentrowaniem się na faktach (oraz na tym, co tu i teraz). Nie powinniśmy również wyciągać pochopnych wniosków ani pouczać osoby, z którą rozmawiamy. Należy przekazywać tyle informacji, ile potrzeba aby osoba nas zrozumiała i dobrze odebrała. Powinniśmy być rzeczowi i mówić jasno. Dużą rolę odgrywa także nasz ton głosu.
Ponieważ słyszeć nie znaczy słuchać, często zdarza się tak, że słyszymy co ktoś do nas mówi, lecz tak naprawde nie wiemy, o czym mówi i czego od nas oczekuje. Ważne jest, aby nasz rozmówca czuł się słuchany – zachęcamy go tym do aktywnej dyskusji i dajemy do zrozumienia, że sami jesteśmy zainteresowani rozmową. Wyróżnia się Techniki Aktywnego Słuchania:
Werbalne: parafrazowanie (powtórzenie własnymi słowami tego, co mówi do nas rozmówca); klaryfikacja (prośba o wyjaśnienie, gdy nie możemy zrozumieć wypowiedzi), zadawanie pytań (pytania otwarte!), odzwierciedlanie uczuć (koncentracja na uczuciach, podkreślanie i pomoc w uświadomieniu uczuć rozmówcy), dzielenie się własnymi odczuciami (opowiadanie rozmówcy o swoich przeżyciach, doświadczeniach), podsumowanie.
Niewerbalne: potakiwanie, uśmiech, grymas na twarzy, aprobata, zdziwienie okazywane za pomocą wzroku.
Mowa ciała jest niezwykle ważna w procesie komunikacji. Często kryje się za nią więcej niż za naszymi słowami. Często dopowiada to, czego nie chcemy mówić rozmówcy. Musimy zwrócić uwagę na to, co prezentujemy swoim ciałem odbiorcy.
Kroki do skutecznej komunikacji
Pierwszym krokiem do skutecznej komunikacji jest jasność. Oznacza to, że powinieneś wyraźnie przedstawić swoje myśli i idee, unikając zbędnych dygresji i niejasności. Twoje przesłanie powinno być proste i zrozumiałe dla odbiorcy. Jeśli mówisz o czymś skomplikowanym, warto podzielić swoje przemyślenia na mniejsze części i wyjaśnić każdą z nich w sposób zrozumiały.
Drugim elementem skutecznej komunikacji jest empatia. Powinieneś zdawać sobie sprawę z potrzeb i oczekiwań swojego rozmówcy i dostosowywać swoje przesłanie do jego potrzeb. Empatia oznacza również słuchanie uważnie, a nie tylko mówienie. Jeśli słyszysz coś, co jest niezrozumiałe lub budzi wątpliwości, zapytaj o to, zanim zaczniesz odpowiadać. To pomoże uniknąć nieporozumień i ułatwi komunikację.
Kolejnym ważnym aspektem skutecznej komunikacji jest szacunek. Szanowanie poglądów, idei i doświadczeń innych ludzi jest kluczowe dla budowania pozytywnych relacji. Szacunek oznacza również wyrażanie swojego zdania w sposób uprzejmy i kulturalny, bez obrażania innych ludzi. Staraj się unikać krytyki i negatywnych komentarzy i zamiast tego skupiaj się na konstruktywnych sugestiach i propozycjach.
Ostatnim elementem skutecznej komunikacji jest konsekwencja. Powinieneś trzymać się swojego słowa i dotrzymywać obietnic, które składasz innym ludziom. Konsekwencja oznacza również wyjaśnianie swoich decyzji i działań, aby inni ludzie mogli zrozumieć, dlaczego robisz to, co robisz. Dzięki konsekwencji budujesz zaufanie i dajesz innym ludziom pewność, że mogą na tobie polegać.
W książkach na temat komunikacji znaleźć można również wiele informacji i porad na temat podejścia, podświadomej komunikacji, emocji, jak i zaawansowanej komunikacji.
Podejście dotyczy naszej indywidualności i poglądu, który głosi, że każdy człowiek ma swój unikalny model świata. Aby zrozumieć innych ludzi, należy zrozumieć także to, że każdy z nas ma wyjątkowy pogląd na rzeczywistość. Podświadoma komunikacja dotyczy budowania atmosfery zaufania podczas każdej rozmowy. Równie ważną rolę odgrywają emocje, ponieważ aby budować trwałe relacje należy zadbać o to, aby inni czuli się przy nas dobrze. Powinniśmy zapamiętywać imiona nowo poznanych osób, co umożliwia szybkie zbudowanie relacji. Istnieje również zestaw zaawansowanych wzorców lingwistycznych, co pozwala zmieniać przekonania innych ludzi.
Modele procesu komunikacji
Nadawca – intencja – kodowanie wiadomości – nadawanie sygnałów – odbiorca – interpretacja – odkodowanie – odbiór sygnałów. W procesie komunikacji najważniejsze jest, aby odbiorca zrozumiał komunikat zgodnie z intencją nadawcy. Jeżeli ten warunek nie jest spełniony, bardzo łatwo dochodzi do konfliktów lub nieporozumień. Reagujemy wtedy nie na to, co ktoś powiedział, ale na to jak to zinterpretowaliśmy. Wysyłanie i odbieranie informacji zachodzi zazwyczaj jednocześnie, środowiska i szum wpływają na porozumiewanie się. Szum to wszystko, co wpływa na przekaz i odbiór wiadomości. Są 3 rodzaje szumów, które zakłócają porozumienie: zewnętrzny (odległe miejsce), fizjologiczny (słaby słuch), psychologiczny (mechanizmy obronne).
Z badań wynika, że opinię o rozmówcy wyrabiamy sobie w ciągu pierwszych 10-30 sekund spotkania. Mówi się, że pierwsze wrażenie może być pozytywne lub negatywne. Istnieje mechanizm efektu “halo”, który polega na tym, że człowiek na podstawie korzystnego wrażenia, które było pierwsze, będzie budował pozytywną opinię o drugiej osobie. Na pierwsze wrażenie ogromny wpływ mają: autoprezentacja, wystrój wnętrza, postawa ciała, sposób przywitania, sposób mówienia, ton głosu.
Najczęstsze przyczyny nieporozumień w komunikowaniu się to:
- Niski poziom zainteresowania
- Czynniki rozpraszające uwagę
- Prowadzenie dialogu wewnętrznego
- Wadliwy sposób przekazywania informacji
- Mowa ciała niespójna z treścią wypowiedzi, jednoczesne nadawanie sprzecznych komunikatów
- Słaby kontakt wzrokowy
- Oczekiwanie na zabranie głosu
- Zwyczaj niesłuchania
- Obrona (nie chcemy czegoś usłyszeć)
- Przedwczesne formułowanie przypuszczeń i wniosków
- Niekomunikowanie tego, co się naprawdę myśli
Bariery komunikacyjne wg. T. Gordona to tzw. “brudna dwunastka”. One ograniczają nam komunikacje i wzajemne porozumienie: Krytykowanie – Przezywanie – Stawianie diagnoz – Chwalenie połączone z oceną – Rozkazywanie – Grożenie – Moralizowanie – Stawianie zbyt wielu lub niewłaściwych pytań – Udzielanie rad – Odwracanie uwagi – Logiczne argumentowanie – Uspokajanie
Warto także zwrócić uwagę na coś, co pomaga nam w komunikacji i rozumieniu innych ludzi, a mianowicie inteligencja społeczna i emocjonalna.
Inteligencja społeczna jest zdolnością przystosowania i wywierania wpływu na środowisko, jest sztuką nawiązywania pozytywnych i obustronnych relacji interpersonalnych w codziennych kontaktach. Pokazuje nam ona zdolność rozumienia zamiarów, motywów, postaw czy nastrojów innych osób.
Inteligencja emocjonalna to zdolność do postrzegania emocji, dostępu do nich i takiego ich aktywowania, aby towarzyszyły myśleniu. Dzięki niej rozumiemy emocje i potrafimy je regulować. Daje nam ona przewagę w związkach intymnych, w pracy, czy innych organizacjach.
Znaczącym czynnikiem w komunikacji jest także asertywność. Wiele osób nie wierzy o dziwo, że ma prawo do asertywności, są pełni lęku i niepokoju przed byciem asertywnym. Jest to umiejętność otwartego wyrażania swoich myśli, uczuć, przekonań i pragnień nie lekceważąc przy tym poglądów swoich rozmówców. Wielu ludzi myli bycie asertywnym z byciem niegrzecznym lub nieuprzejmym. Istnieje siedem warunków asertywności:
- Dawanie innym takich samych praw jak sobie
- Zwięzłość i precyzja wypowiedzi
- Używanie komunikatów typu „JA” do wyrażania opinii, nie ocen (np. myślę, sądzę, moim zdaniem, według mnie, moja opinia to…, mam wrażenie, że…)
- Przyjazna i zdecydowana mowa ciała
- Spójność mowy ciała ze słowami
- Naturalność, brak pozy
- Uprzejma forma wypowiedzi
Na czym polega skuteczna komunikacja interpersonalna
Podsumowując można wyróżnić kilka najważniejszych wskazówek, które pozwolą nam opanować umiejętność komunikacji. Są nimi samoświadomość, otwartość na innych, słuchanie siebie, praca nad językiem, komunikacja niewerbalna, dopasowywanie treści i formy komunikatu do odbiorcy, uważność, aktywne słuchanie, pierwsze wrażenie, uśmiech, udzielanie informacji zwrotnej oraz przyjmowanie informacji zwrotnej.
